Pour les organisations, les principaux avantages du FM sont:
- une communication claire et transparente entre la demande et l’offre grâce à l’emploi de personnes spécialisées qui font office d’interlocuteur unique pour tous les services définis dans un accord de facilities management;
- une utilisation plus efficace des synergies entre les différents services, contribuant à l’amélioration de la performance d’une organisation et à une réduction des coûts;
- un concept simple et facile à gérer de responsabilités internes et externes des services, reposant sur des décisions stratégiques et donnant lieu à des procédures systé-matiques d’internalisation ou d’externalisation;
- la diminution des conflits entre prestataires de services internes et externes;
- l’intégration et la coordination de tous les services supports requis;
- la transparence de l’information et des connaissances portant sur les niveaux de service et les coûts qui peuvent être communiqués
- aux utilisateurs finaux;
- l’amélioration d’une organisation dans le cadre du développement durable par la mise en œuvre d’une analyse des installations en termes de cycle de vie.
En Europe, le marché du facilities management (interne et externe) est évalué à plusieurs centaines de milliards d’euros, ce qui démontre la nécessité d’élaborer une description et une définition plus claires de ce secteur. L’optimisation du FM nécessite une compréhension étendue et claire des interdépen-dances existant entre les processus des organisations et les processus de facilities management.
La norme NBN EN 15221-1
Afin de disposer d’un langage commun, la norme NBN EN 15221-1 “Facilities management - Partie 1 : Termes et définitions” vise à décrire les fonctions fondamentales du facilities management et définit les termes applicables, indispensables à la bonne compréhension du contexte.
La NBN EN 15221-1 a pour objectif de définir les termes et définitions utilisés dans le domaine du facilities management afin:
- d’améliorer la communication entre les parties prenantes;
- d’améliorer l’efficacité des processus principaux et des processus du facilities management, ainsi que la qualité de leur production;
- de développer de nouveaux outils et systèmes.
La NBN EN 15221-1 est un document directeur en matière de facilities management, sur lequel il convient que les autres documents s’appuient.
Pour mieux comprendre les termes et définitions utilisés dans ce document, il est recommandé de lire tout d’abord le modèle et les explications de l’Annexe A “Modèle de facilities management “.
La NBN EN 15221-1 décrit également le domaine d’application du facilities management.
Un facilities management efficace apporte une valeur ajoutée à une organisation ainsi qu’à toutes les autres parties prenantes.
La norme NBN EN 15221-2
Le but de la NBN EN 15221-2 “Facilities management - Partie 2 : Lignes directrices sur la façon d'élaborer des accords de facilities management “ est de fournir des lignes directrices pour l’élaboration d’un accord de facilities management efficace. De par sa nature, un tel accord définit la relation entre, d’une part, une organisation qui cherche à obtenir des services de facilities management (donneur d’ordres) et, d’autre part, une organisation qui fournit ces services (prestataire de services de facilities management).
Certes, le facilities management peut aller d’une simple combinaison de services de facilities management (par exemple, “sécurité” et “nettoyage”) jusqu’à des services de facilities management complètement intégrés et/ou à une approche fonctionnelle d’une organisation (par exemple, “lieux de travail” ou “mobilité”. Mais la NBN EN 15221-2 est principalement rédigée à l’intention des organisations qui adoptent des services de facilities management complètement intégrés et/ou une approche fonctionnelle. En outre, la demande portant sur ce type de services, augmente tant sur le plan national qu’international, avec le développement de la technologie et la maturation des systèmes économiques.
Il est par conséquent important d’envisager une approche structurée et réfléchie des accords de facilities management.
La NBN EN 15221-2 a pour objet:
- de promouvoir les relations transfrontalières entre donneur d’ordres et prestataire de facilities management au sein de l’Union européenne et d’assurer une interface claire entre le donneur d’ordres et le prestataire de services;
- d’améliorer la qualité des accords de facilities management de façon à réduire au minimum les litiges et réajustements;
- d’apporter une aide sur le choix et l’étendue des services de facilities management et d’identifier les options pour leur prestation;
- de fournir une aide et des conseils en matière de rédaction et de négociation des accords de facilities management ainsi qu’en matière de clauses applicables en cas de litige;
- d’identifier les types d’accords de facilities management et de formuler des recom-mandations relatives à l’attribution des droits et obligations des parties au contrat;
- de simplifier la comparaison entre les différents accords de facilities management.
La NBN EN 15221-2 est un outil de travail normalisé destiné aux partenaires souhaitant rédiger un accord de facilities management au sein du Marché Commun Européen. Il propose des clauses, dont la liste n’est pas exhaustive. Les parties peuvent ou non inclure, exclure ou modifier ces clauses ou encore les adapter à leurs propres accords.
Cette norme européenne fournit des lignes directrices applicables à l’élaboration d’accords relatifs aux opérations de facilities management.
Elle est applicable:
- aux accords de facilities management passés entre les donneurs d’ordres et les prestataires de services de facilities management, dans le secteur public comme dans le secteur privé, tant au niveau transfrontalier au sein de l’Union européenne qu’au niveau national;
- à la gamme complète des services de facilities management;
- aux prestataires de services de facilities management, tant internes qu’externes;
- à tous les types d’environnement de travail (par exemple, industriel, commercial, gouvernemental, militaire, lié à la santé, etc.).
La NBN EN 15221-2 est applicable aux services qui se caractérisent principalement par les propriétés suivantes:
- services interentreprises;
- gestion assurée par le prestataire de services de facilities management;
- opérations récurrentes dont la durée est supérieure à un an;
- objectif orienté vers la performance;
- prix ou mécanismes de fixation des prix pour des services étroitement liés à la performance.
Cette norme est principalement rédigée pour les accords de facilities management entre un donneur d’ordres et un prestataire extérieur de services de facilities management. Toutefois, une grande partie de cette norme peut s’appliquer lorsque le prestataire de services de facilities management est une entité interne à l’organisation du donneur d’ordres et peut être très utile pour aider à mettre en place une approche basée sur les accords sur un niveau de services (SLA).
Précisons par ailleurs que la NBN EN 15221-2 ne fournit pas de formulaires normalisés pour les accords de facilities management, que cette norme ne définit pas les droits et les obligations entre le donneur d’ordres et le prestataire de services de facilities management, qu’elle ne fournit pas le détail des conditions d’emploi en ce qui concerne les accords de facilities management, et qu’elle ne donne pas de détails en matière de gestion des questions d’environnement.
Commande
Les normes NBN EN 15221-1 “Facilities management - Partie 1 : Termes et définitions “ et NBN EN 15221-2 “Facilities management - Partie 2 : Lignes directrices sur la façon d'élaborer des accords de facilities management” sont disponibles auprès de notre service des normes belges.
E-mail: normes.belges@nbn.be