Het facility management (FM) komt op dit ogenblik tot ontwikkeling in heel wat Europese landen. Rekening houdend met de specifieke historische en culturele context, heeft elke organisatie en activiteitssector dit concept op eigen wijze ingevuld of benaderd. Algemeen gesteld kan men zeggen dat alle organisaties, ongeacht of ze behoren tot de openbare of privé-sector, gebruik maken van gebouwen, materiële goederen en diensten (facilities management-diensten) bij het uitoefenen van hun hoofdactiviteiten.
Facility management maakt het mogelijk om deze goederen en diensten te coördineren, bekwaamheden in het beheer te benutten en de talrijke wijzigingen waaraan organisaties onderhevig kunnen zijn, te verwerken. Zo kunnen die organisaties ook een proactieve houding aannemen en aan al hun eisen voldoen, tegen zo laag mogelijke kosten en met een optimaal rendement van de beschouwde goederen en diensten.
De belangrijkste voordelen van FM zijn voor een organisatie:
- duidelijke en transparante communicatie tussen de vraag- en aanbodzijde, dankzij de inzet van gespecialiseerd personeel, dat dienst doet als unieke gesprekspartner voor alle diensten die in een overeenkomst over facilities management zijn bepaald;
- een doeltreffender gebruik van de synergieën tussen de verschillende diensten, hetgeen bijdraagt tot betere prestaties van de organisatie en kostenbeperking;
- een eenvoudig en gemakkelijk te beheren concept van interne en externe verantwoor-delijkheden, dat berust op strategische beslissingen en waarbij systematische procedures worden toegepast voor het in- of uitbesteden;
- minder conflicten tussen interne en externe dienstenverleners;
- integratie en coördinatie van alle vereiste ondersteunende diensten;
- doorzichtige informatie en kennis, die aan de eindgebruiker kan worden meegedeeld, over de niveaus van dienstverlening en de kosten;
- het verbeteren van een organisatie in het kader van duurzame ontwikkeling door het toepassen van een analyse van de installaties in termen van levenscycli.
In Europa wordt de waarde van de markt van het facility management (intern en extern) geschat op honderden miljarden euro; vandaar de noodzaak van een duidelijkere beschrijving en definitie van deze sector. Voor een optimaal FM is een uitgebreid en helder begrip noodzakelijk van de onderlinge afhankelijk-heden die bestaan tussen de organisatie-processen en de processen van het facility management.
Met het doel te komen tot een gemeen-schappelijk taalgebruik, wil de NBN EN 15221-1 “Facility management - Deel 1 : Termen en definities” de fundamentele functies van het facility management beschrijven en definieert hij de toepasselijke termen, onmisbaar voor een duidelijk begrip van de context.
De NBN EN 15221-1 heeft als doel om de termen en definities te bepalen die gebruikt worden in het domein van het facility management, teneinde:
- de communicatie tussen de belanghebbende partijen te verbeteren;
- de hoofdbedrijfsprocessen en de processen van het facility management doeltreffender te doen verlopen, en de kwaliteit van de productie te verbeteren;
- nieuwe instrumenten en systemen te ontwikkelen.
De NBN EN 15221-1 is een richtinggevend document inzake facility management, waarop men zich voor de andere documenten behoort te baseren.
Voor een beter begrip van de termen en definities die in dit document zijn gebruikt, wordt aanbevolen om eerst het model en de toelichtingen van Bijlage A "Facility Management model" te lezen.
De NBN EN 15221-1 beschrijft ook het toepassingsgebied van het facilities management.
Een doeltreffend facility management levert een toegevoegde waarde voor een organisatie en voor alle andere "stakeholders".
De NBN EN 15221-2 “Facility Management - Deel 2: Leidraad voor het opstellen van Facility Management overeenkomsten” heeft als doel om richtlijnen te verschaffen voor het opstellen van een doeltreffende overeenkomst over facility management. Het is eigen aan dit soort overeenkomst dat de relatie wordt vastgelegd tussen enerzijds een organisatie die facility management-diensten wil bekomen (de opdrachtgever) en anderzijds een organisatie die deze diensten verleent (verlener van facility management-diensten).
Facility mangement kan gaan van een gewone combinatie van FM-diensten (bv. "veiligheid" en "schoonmaak") tot volledig geïntegreerde FM-diensten en/of een functionele benadering van een organisatie (bv. het aspect "werkplek" of "mobiliteit"). De NBN EN 15221-2 is echter vooral opgesteld ten behoeve van organisaties die kiezen voor volledig geïntegreerde FM-diensten en/of een taakgerichte benadering.
Bovendien stijgt de vraag naar dit type dienstverlening, zowel op nationaal als op internationaal vlak, met de ontwikkeling van technologie en de rijping van economische systemen.
Bijgevolg is het belangrijk om een gestructureerde, overdachte benadering van overeenkomsten over facility management te overwegen.
De NBN EN 15221-2 heeft als doel :
- om grensoverschrijdende relaties tussen opdrachtgevers en uitvoerders van facility management-diensten te bevorderen binnen de Europese Unie en te zorgen voor een duidelijk scheidingsvlak tussen opdrachtgever en dienstenverlener;
- de kwaliteit van FM-akkoorden verbeteren, om zo geschillen en bijsturingen tot een minimum te beperken;
- te helpen bij de keuze uit het aanbod en de omvang van FM-diensten en aan te duiden welke opties binnen de dienstverlening mogelijk zijn;
- bijstand en adviezen geven inzake het opstellen van en onderhandelen over FM-akkoorden en in verband met de toepasselijke bepalingen in geval van een geschil;
-de soorten FM-akkoorden bepalen en aanbevelingen formuleren in verband met het toekennen van rechten en opleggen van verplichtingen aan de contractsluitende partijen;
- het vergelijken van verschillende FM-akkoorden te vergemakkelijken.
De NBN EN 15221-2 is een genormaliseerd werkinstrument, dat bestemd is voor partners die een akkoord over facility management willen opstellen binnnen de Gemeenschap-pelijke Europese markt. Het stelt een niet-beperkende lijst van bepalingen voor, die de partijen al of niet kunnen opnemen, uitsluiten of wijzigingen, of aanpassen aan hun eigen overeenkomsten.
Deze Europese norm geeft richtlijnen voor het opstellen van overeenkomsten over facility management-activiteiten.
Hij is van toepassing :
- op akkoorden over facility management die worden gesloten tussen opdrachtgevers en uitvoerders van FM-diensten, zowel in de openbare als in de privé-sector, zowel op grensoverschrijdend niveau binnen de Euro-pese unie, als op nationaal niveau;
- op het volledige gamma van FM-diensten;
- op verleners van FM-diensten, zowel intern als extern;
- op alle soorten van werkomgeving (bijv. industrieel, commercieel, gouvernementeel, militair, in verband met gezondheid enz.).
De NBN EN 15221-2 is van toepassing op diensten die voornamelijk worden gekenmerkt door de volgende eigenschappen:
- dienstverlening tussen bedrijven;
- beheer door de verlener van FM-diensten;
- terugkerende activiteiten over een periode langer dan één jaar;
- prestatiegerichte doelstellingen;
- prijzen of prijsbepalingsmechanismen voor diensten die nauw verbonden zijn met prestatieniveaus.
Deze norm is hoofdzakelijk opgesteld voor facility management-akkoorden tussen een opdrachtgever en een extern verlener van FM-diensten.
Een groot gedeelte van deze norm kan echter ook worden toegepast wanneer de verlener van facility management-diensten een entiteit binnen de organisatie van de opdrachtgever is, en de norm kan ook nuttig zijn om een benadering toe te passen die gebaseerd is op akkoorden over een niveau van dienstverlening (SLA = Service level agreement).
Voor alle duidelijkheid: de NBN EN 15221-2 stelt geen genormaliseerde formulieren ter beschikking, hij bepaalt ook niet de onderlinge rechten en plichten van de opdrachtgever en verlener van FM-diensten. De norm beschrijft ook niet in detail de gebruiksvoorwaarden van overeenkomsten over facility management, en geeft evenmin bijzonderheden in verband met milieu-kwesties.
Bestellen
De normen NBN EN 15221-1 “Facility Management - Deel 1: Termen en definities” et NBN EN 15221-2 “Facility Management - Deel 2: Leidraad voor het opstellen van Facility Management overeenkomsten “ zijn vekrijgbaar bij onze dienst Belgische normen, in de Duitse, Engelse of Franse versie.
E-mail: belgische.normen@nbn.be