ISO 45001, de norm voor gezondheid en veiligheid op het werk

Volgens Fedris, het federaal agentschap voor beroepsrisico's, worden in België elk jaar ongeveer 90.000 arbeidsongevallen geregistreerd. Veel arbeidsongevallen worden echter nooit aangegeven, waardoor het reële cijfer waarschijnlijk een stuk hoger ligt. De conclusie: de veiligheid op de werkvloer blijft een probleem. Dat leidt niet alleen tot een zware menselijke impact, maar kost ook veel aan het bedrijfsleven en de economie.

Zet je organisatie daarentegen in op een veilige én gezonde werkomgeving, dan kan je de kosten van onder meer ziekteverzuim en verzekeringspremies verlagen. Bovendien verhoog je zo ook de productiviteit en medewerkerstevredenheid, een win-win. 

  1. Wat is ISO 45001?
  2. Het verschil tussen ISO 45001 en VCA
  3. Waarom ISO 45001 toepassen?
  4. Voor wie is ISO 45001 bedoeld?
  5. Certificaat ISO 45001
  6. Externe audit ISO 45001
  7. Opleidingen voor ISO 45001

Medewerkers verwachten niet alleen een gezonde en veilige werkomgeving, ze presteren ook beter als er zekerheid is over hun gezondheid en veiligheid.

Heidi Vandenhende, trainer voor ISO 45001 aan NBN Learning Solutions

Hoe begin je eraan? ISO 45001 biedt een optimaal startpunt. Deze internationale managementnorm legt de vereisten vast voor een managementsysteem dat volledig draait rond gezondheid en veiligheid op het werk.

Wil je je meteen onderdompelen in de vereisten voor een sterk managementsysteem voor gezondheid en veiligheid op de werkvloer?

Koop NBN ISO 45001:2018 aan bij het NBN. De norm is beschikbaar in het Engels, Nederlands en Frans.

1. Wat is ISO 45001?

ISO 45001 (Veiligheid en gezondheidsmanagementsystemen – Vereisten met richtlijnen voor gebruik) helpt organisaties bij het creëren van een gezonde en veilige werkplek. En dat in zowel kantoren, fabrieken, open ruimtes als andere werkomgevingen. De norm vervangt daarmee Occupational Health and Safety Assessment Series (OHSAS) 18001, de Britse norm voor gezond en veilig werken die internationaal werd gebruikt. Er geldt een overgangsperiode tot maart 2021. Organisaties die een OHSAS 18001-certificaat hebben, krijgen tot dan de tijd om over te stappen naar ISO 45001. Daarna is OHSAS 18001 niet meer geldig.

2. Het verschil tussen ISO 45001 en VCA

ISO 45001 en VCA (veiligheid-, gezondheid- en milieuchecklist voor aannemers) hebben hetzelfde doel voor ogen: een gezonde en veilige werkplek. Voor beide kan je je bovendien laten certificeren en zo een statement maken naar je medewerkers én de buitenwereld toe. Maar gaat jouw organisatie het beste met ISO 45001 of VCA aan de slag? Dat hangt af van je noden en wensen.

 

‘Hoe?’ vs ‘wat?’

Het grootste verschil is dat VCA een veeleer praktische insteek heeft. Vandaar het woord checklist in de benaming. Zo is er veel aandacht voor concrete hulpmiddelen en hoe je die aanwendt. ISO 45001 laat je dan weer volledig vrij in ‘hoe’ je de gezondheid en veiligheid op de werkvloer invult. De managementnorm richt zich hoofdzakelijk op ‘wat’ je moet regelen, en dat zowel op strategisch als operationeel niveau. Voor elk onderdeel van je managementsysteem krijg je een aantal vereisten. Als organisatie kies je daarna zelf welke middelen je inzet om daaraan te voldoen.

 

Integratie of niet?

VCA heeft als hulpmiddel zijn strepen meer dan verdiend door de jaren heen, maar het heeft ook een intrinsieke beperking: het is een losstaande checklist. Met de komst van ISO 45001 kan je als organisatie gezondheid en veiligheid op het werk daarentegen makkelijk integreren in een breder managementsysteem. Meer zelfs, maak je al gebruik van ISO 9001 (kwaliteitsmanagement), ISO 14001 (milieumanagement) of een andere managementnorm, dan win je heel wat tijd. Niet alleen het type vereisten en de continue verbetercyclus zullen vertrouwd overkomen, je kan in geval van certificatie ook audits combineren.

 

Internationaal of regionaal?

Bij de keuze voor VCA of ISO 45001 kunnen ook geografische overwegingen meespelen. Zo levert VCA enkel meerwaarde op in België, Nederland en bepaalde delen van Frankrijk en Duitsland. Heb je daarentegen projecten of activiteiten in andere landen, dan focus je beter op ISO 45001. Die internationale norm geniet erkenning van Australië tot Canada.

 
Ons advies: weet je wat gedaan, maar heb je een praktische checklist nodig om resultaat te boeken, kies voor VCA. Wil je de gezondheid en veiligheid op je werkvloer systematisch verbeteren en een strategische plaats geven in je (internationale) organisatie, dan is ISO 45001 de beste optie.

ISO 45001: 10 hoofdstukken

ISO 45001 is – net als tientallen andere ISO-managementnormen – opgesteld volgens de High-Level Structure. Samengevat betekent dit dat alle managementnormen een uniforme basisstructuur hebben en dito vereisten. Jouw voordeel: je kan makkelijker verschillende normen in één managementsysteem integreren. Gezondheid en veiligheid op het werk is bijvoorbeeld perfect integreerbaar met kwaliteitsmanagement (ISO 9001) en milieumanagement (ISO 14001).

De High Level Structure maakt managementnormen nóg toegankelijker

Hendrik Decroos is vertegenwoordiger voor België en het NBN in de internationale werkgroep die de HLS herziet. In deze getuigenis legt hij uit waarom de HLS een zegen is voor organisaties die meerdere managementsystemen willen integreren in hun werking.

Concreet betekent HLS onder meer dat ISO 45001 deze 10 hoofdstukken omvat:

  1. Toepassingsgebied 
  2. Normatieve verwijzingen
  3. Termen en definities
  4. Context van de organisatie 
  5. Leiderschap en participatie van medewerkers
  6. Planning
  7. Ondersteuning 
  8. Uitvoering 
  9. Evaluatie van de prestaties
  10. Verbetering

3. Waarom ISO 45001 toepassen?

De grootste voordelen van een managementsysteem volgens ISO 45001:

  • Minder ongevallen en ziektes: dit is het beoogde resultaat van een doeltreffend managementsysteem voor Occupational Health & Safety (OH&S).
  • Lagere kosten: je besteedt minder aan verzekeringspremies, terwijl je medewerkersretentie stijgt – waardoor je minder vaak op zoek moet naar korte of langdurige vervangingen.
  • Sterkere reputatie: een organisatie die van het welzijn en de veiligheid van zijn eigen medewerkers een prioriteit maakt, geniet meer aanzien in de buitenwereld.
  • Meer betrokkenheid: iedereen, inclusief directieleden, krijgt een actieve rol toebedeeld om zo een gezondheids- en veiligheidscultuur te creëren.
  • Op maat van elke organisatie: zowel publieke als private organisaties kunnen de norm toepassen, onafhankelijk van grootte of sector.
  • Troef bij employer branding: kandidaten die mogelijk bij jou aan de slag gaan, willen graag zeker zijn dat ze in een gezonde en veilige werkomgeving terechtkomen.

4. Voor wie is ISO 45001 bedoeld?

Elke organisatie met werknemers, of het nu arbeiders of bedienden zijn, heeft baat bij een gezonde en veilige werkplek. De norm is dan ook een handige leidraad voor organisaties uit de meest uiteenlopende sectoren, groot of klein: micro-ondernemingen, kmo’s, grote bedrijven en multinationals, overheden, onderzoeks- en onderwijsinstellingen, ngo’s,...

5. Certificaat ISO 45001

ISO 45001, dé internationale norm voor gezondheid en veiligheid op het werk, bestaat nog maar sinds 2018. Maar volgens de laatste ISO Survey (2018) hebben wereldwijd al 11.952 organisaties een certificaat voor ISO 45001, waarvan 46 in België.

Wat is een ISO 45001-certificaat?

Een certificaat is een objectief en schriftelijk bewijs dat je organisatie aan alle vereisten van ISO 45001 voldoet. Je krijgt het nadat aan een geaccrediteerde certificatie-instelling de correcte en volledige toepassing van de managementnorm vaststelt door middel van een audit. Het certificaat is 3 jaar geldig. Daarna doorloop je (als je dat wil) een nieuw certificatieproces om de geldigheid te vernieuwen. Tussendoor worden ook toezichtaudits uitgevoerd, veelal met een jaarlijkse frequentie.

Let wel: certificatie voor ISO 45001 is – net als het toepassen van de norm zelf – volledig vrijwillig.

 

Waarom een ISO 45001-certificaat behalen?

Hoewel certificatie geen verplichting is, levert het heel wat voordelen op. Dit zijn de 4 grootste troeven van een ISO 45001-certificaat:

  1. Meer zekerheid: door externe audits te laten uitvoeren, krijgt het management een sterkere garantie dat de risico’s goed worden geïdentificeerd en beheerst. Dit geldt ook voor mogelijke opportuniteiten.
  2. Geloofwaardig imago: je zegt niet alleen dat je je het goed voor hebt met je werknemers, je bewijst het ook. Een certificaat boezemt vertrouwen in bij prospects, klanten, leveranciers, aandeelhouders, partners, (potentiële) medewerkers en andere stakeholders.
  3. Meer kans op aanbestedingen: alsmaar meer overheden en private organisaties nemen sterke prestaties rond gezondheid en veiligheid op het werk op als voorwaarde bij tenders. Als je een certificaat voor ISO 45001 kan voorleggen of bewijzen dat je ernaar toe werkt, verhoog je je waarde.
  4. Continue verbetering van je gezondheids- en veiligheidsbeleid: een certificaat behalen en behouden impliceert dat je periodieke audits moet (laten) uitvoeren. Daardoor ben je verplicht om je managementsysteem voortdurend te optimaliseren.

Hoe behaal je een ISO 45001-certificaat?

Hoewel ISO, CEN en het NBN de ontwikkeling van de normen faciliteren, zijn deze organisaties niet betrokken bij de certificatie ervan. Je kan je organisatie met andere woorden nooit door ISO, CEN of het NBN laten certificeren. Dat gebeurt door onafhankelijke certificatie-instellingen na een positieve evaluatie.

 

Welke instellingen reiken certificaten voor ISO 45001 uit?

In België zijn er heel wat instellingen die certificaten voor ISO 45001 uitreiken na een audit van je organisatie. Niet al die certificatie-instellingen zijn echter geaccrediteerd door BELAC, de Belgische accreditatie-instelling. Dat is ook niet verplicht, maar een geaccrediteerde instelling geeft je wel extra zekerheid op een deskundig auditproces. Accreditatie is immers een bewijs van technische competentie, onafhankelijkheid en onpartijdigheid.

In ons land vind je een lijst van alle geaccrediteerde instellingen via de website van BELAC, de Belgische accreditatie-instelling.

ISO 45001 certificering: stappenplan   

Ben je van plan om je OH&S managementsysteem te laten certificeren? Dan doorloop je het beste deze stappen:

  1. Draagvlak: Een aangepast beleid op de werkvloer beïnvloedt iedereen. De eerste stap is met andere woorden alle neuzen in dezelfde richting krijgen en zowel de directie als de medewerkers overtuigen van de meerwaarde van een managementsysteem voor gezondheid en veiligheid op het werk.
  1. Koop de NBN ISO 45001:2018 norm aan: Ga naar de e-shop van het NBN en koop de Nederlandse, Engelse of Franse versie van het normdocument aan. Zo heb je alle nodige vereisten altijd bij de hand.
  1. Opleiding: Voor je effectief van start gaat, moet je eerst de principes van OH&S volgens ISO 45001 tot in detail kennen. NBN Learning Solutions organiseert daarom opleidingen en leertrajecten om je project op korte tijd volledig op de rails te krijgen.
  1. Nulmeting: Voer zelf, met je collega’s of in samenwerking met een externe consultant een nulmeting uit. Deze analyse van de huidige en gewenste situatie toont je waar de grootste werkpunten liggen.
  1. Voorbereiding: Werk op basis van voorgaande analyse een actieplan uit met concrete doelstellingen voor je organisatie en het management. Stel daarna een haalbare maar ambitieuze retroplanning op. Verdeel rollen en verantwoordelijkheden.
  1. Communicatie: Zodra je zicht hebt op de uitrol van je managementsysteem, breng je alle belanghebbenden op de hoogte. Zo zal de implementatie van de managementnorm vlotter verlopen.
  1. Implementatie: Voer alle vooropgestelde acties uit en werk (geleidelijk) toe naar de volledige implementatie van de managementnorm. Stuur bij waar nodig.
  1. Interne audit: Een interne audit toont je of je de implementatie van de norm succesvol hebt afgerond. Het is niet alleen een generale repetitie voor de externe audit maar ook een vereiste binnen een certificatieproces.
  1. Certificatie-audit: Neem contact op met een certificatie-instelling voor een audit. Bereid deze goed voor en bespreek na de audit samen eventuele tekortkomingen en hoe je die kan aanpakken.
  1. Certificatie: Voldoet je organisatie aan alle eisen uit de norm, dan krijg je een certificaat. Het is uiteraard de bedoeling dat je ook na de initiële certificatie blijft werken aan de gezondheid en veiligheid op de werkvloer.

 

De doorlooptijd van dit stappenplan hangt af van de grootte, de complexiteit en de maturiteit van je organisatie. Zo stomen sommigen zich op 6 maanden klaar, terwijl anderen er 3 jaar of langer over doen.

ISO 45001 certificering: kosten

De kosten hangen af van verschillende factoren. Implementeer je bijvoorbeeld zelf je managementsysteem voor gezondheid en veiligheid op het werk of reken je hiervoor op de hulp van externe dienstverleners? Daarnaast speelt de grootte en complexiteit van je organisatie een rol. Wat je alleszins moet doen, is een certificatie-instelling aanstellen om de audits uit te voeren. In principe ga je met hen een contract van 3 jaar – de geldigheidsduur van een certificaat – aan.

6. Externe audit ISO 45001

Een onafhankelijke certificatie-instelling gaat na of je managementsysteem aan alle vereisten uit de norm voldoet.

 

Hoe verloopt een externe audit?

Vanaf 3 maanden na de volledige implementatie van de managementnorm kan je het certificatieproces opstarten en een externe audit plannen. Die audit zal, afhankelijk van de grootte van je organisatie, 1 of meerdere dagen in beslag nemen. Zijn je afdelingen verspreid over meerdere locaties, dan zal de auditor alle relevante faciliteiten bezoeken.

De initiële certificatie-audit bestaat vervolgens uit 2 fases:

  • Fase 1: de auditor kijkt de opbouw van het managementsysteem en de gedocumenteerde informatie na. Daarnaast beoordeelt hij of zij ook specifieke omstandigheden van je organisatie. Op het einde deelt de auditor je de conclusies en de gereedheid voor fase 2 mee, inclusief eventuele verbeterpunten.
  • Fase 2: de auditor beoordeelt de implementatie en de doeltreffendheid van je managementsysteem voor gezondheid en veiligheid op het werk. Dat doet hij of zij aan de hand van bewijs, waaronder interviews, om (niet-)conformiteit aan te tonen.

 

Wat na de audit?

Na de audit beslist de certificatie-instelling of je het managementsysteem correct implementeerde. Dit zijn de mogelijkheden:

  • Bij een negatief advies krijg je een rapport met grote en/of kleine niet-conformiteiten en werkpunten. Vaak moet je dan een nieuwe audit aanvragen.
  • Bij een positief advies onder voorwaarde kan certificatie enkel plaatsvinden na correctie van de opgegeven punten en het opstellen van een bijbehorend plan van aanpak.
  • Bij een positief advies krijg je een certificaat. Daarna komt de auditor jaarlijks langs om je managementsysteem te evalueren. Om de 3 jaar – de geldigheidsduur van een certificaat – kan je de hernieuwing van je certificaat aanvragen.

 

Hoe voorbereiden op een audit?

Deze 4 tips verhogen je kansen op succes:

  1. Voer een interne audit uit – al dan niet met externe hulp – om eventuele hiaten op te sporen.
  2. Zorg ervoor dat het management aanwezig is tijdens de audit en dat alle medewerkers op de hoogte zijn.
  3. Waak erover dat je alle nodige documenten vlot terugvindt en ga na of die zijn opgesteld in de taal van de managementnorm.
  4. Stel een lijst op met geslaagde, meetbare acties en projecten die voor continue verbetering zorgen.

7. Opleidingen voor ISO 45001

Het NBN organiseert opleidingen en leertrajecten op centrale locaties of bij jou op kantoor . Het biedt daarvoor een programma op maat aan:

In onze opleidingskalender vind je alle mogelijke datums terug. Nog niet zeker welke cursus het beste bij jou past? Op de overzichtspagina voor ISO 45001-opleidingen denken we graag met je mee.

Zelf met NBN ISO 45001:2018 aan de slag?

Koop de norm aan in de e-shop van het NBN. Zo krijg je meteen een overzicht van alle vereisten voor een doeltreffend managementsysteem voor gezondheid en veiligheid op het werk.

Blijf je graag als eerste op de hoogte van de laatste normen, events, opleidingen en normcommissies?

Schrijf je dan in op de maandelijkse NBN-nieuwsbrief.