Het belang van normen voor de Facility Manager

Het Bureau voor Normalisatie (NBN) toonde eind 2016 de toegevoegde waarde van normen voor de Facility Manager in de ontwikkeling van zijn of haar beroep. Aan het woord kwamen Jos Duchamps, Managing Director van PROCOS Group (Facility Management consultants) en medeoprichter van IFMA, Olav Egil Sæbøe, CEO van het Noorse Pro-FM Consulting en voorzitter van de internationale commissie ISO/TC 267/WG 2 en tot slot Gert Potoms, waarnemend Directeur generaal bij Het Facilitair Bedrijf van de Vlaamse Overheid.

Facility management (FM) is rechtstreeks gerelateerd aan de werkomgeving. Deze heeft een grote invloed op de productiviteit en jobtevredenheid van medewerkers. Hierdoor draagt de Facility Manager niet enkel rechtstreeks bij aan de missie en de strategie van veel organisaties maar speelt hij zelfs een cruciale rol.

Facility Management is één van de snelst groeiende professionele disciplines. Echter, het belang van deze discipline wordt vaak onderschat. Ook bestaat er weinig eenduidigheid over de inhoud van Facility Management . Normen maken dit duidelijk en leggen ondubbelzinnig de definities vast.  De internationale (ISO) normen die momenteel ontwikkeld worden, richten zich zowel naar publieke als private stakeholders: bestuurders, beleidsmakers, facility managers, gebouwbeheerders, financiële managers, service providers, consultants, onderzoekers, docenten, software ontwikkelaars en natuurlijk ook de eindgebruikers, omdat zij deze diensten ontvangen.

Hoe kunnen normen de Facility Manager nu concreet helpen?

Toegevoegde waarde van normen voor de Facility Manager

Jos Duchamps, die als thought leader samen met het NBN bouwt aan een nieuwe, open en transparante community rond Facility Management, ziet een zevental belangrijke business voordelen van normen voor de Facility Manager:

  1. het verbeteren van de competitiviteit in een globale markt
  2. het verbeteren van de effectiviteit van primaire en facilitaire processen
  3. het verbeteren van transparantie in procurement en het afsluiten van contracten
  4. het verbeteren van de kwaliteit van de output
  5. de ondersteuning via certificatie
  6. het verbeteren van communicatie tussen stakeholders: ervoor zorgen dat ze dezelfde “taal” spreken om bijvoorbeeld correcte benchmarks te doen
  7. het ontwikkelen van nieuwe middelen en systemen

Wat zijn de voordelen van normen voor de Facility Manager?

Olav Egil Sæbøe, die vanuit Noorwegen meewerkt aan de ISO norm  “Facility Management – Guidance on strategic sourcing and the development of agreements”, schetste de evolutie van de Europese naar de Internationale normontwikkeling. Hij ziet eveneens dezelfde voordelen van normen als Jos Duchamps.
 
Als drijvers voor de business case voor de ontwikkeling van normen ziet hij bovendien:

  1. de groei en de toegenomen complexiteit van het FM terrein
  2. de grotere visibiliteit van business demands in FM
  3. meer duurzaamheidsvereisten om aan te voldoen
  4. nieuwe beveiligingsvraagstukken en eisen naar herstellingsvermogen
  5. meer compliance noden
  6. de uitdaging van de globalisering
  7. de evolutie van de werkomgeving (telewerken,…) en veranderingsmanagement
  8. big data in facilities

“Volgens onderzoek van de BSI Group verbeterde de reputatie bij het gebruik van normen bij 84% van de onderzochte organisaties, kon 89% van de onderzochte organisaties dankzij de normen voldoen aan de regelgevingen, werd voor 54% van hen de technische informatie toegankelijker en getuigt 70% van een verbeterde kwaliteit van producten en diensten”, vult Olav Egil Sæbøe aan.

Facility Management in de praktijk bij Het Facilitair Bedrijf

Tot slot nam Gert Potoms, waarnemend Directeur generaal bij Het Facilitair Bedrijf van de Vlaamse Overheid, het woord. Hij getuigde hoe Het Facilitair Bedrijf normen hanteert bij de aankoop en bouw van vastgoed, faciliteiten en ICT. Voor Het Facilitair Bedrijf zijn normen vooral van belang om een interne consistentie te bereiken, dezelfde taal te hanteren, informatie-uitwisseling met anderen en interne en externe benchmarking.

Gert Potoms schetste hoe zij voor de kantoorgebouwen voor de Vlaamse ambtenaren aan de hand van normen berekenen hoeveel ruimte deze nodig hebben: “Per effectieve voltijdse werkkracht rekenen we 12,5m² ruimte. Daarenboven houden we rekening met specifieke noden van de medewerkers, parkeerruimte voor wagens en fietsenstallingen.”

Conclusie

Ook in de praktijk geven normen dus een toegevoegde waarde aan Facility Managers. De ISO-norm is nog in volle ontwikkeling. Het NBN zoekt nog facility managers om deel te nemen aan het normvormingsproces en aan de facility management community. Hier wordt kennis gedeeld, worden ervaringen uitgewisseld en best practices gepresenteerd.

Wilt u zelf aan deze Facility Management Community deelnemen? Neem dan een kijkje hier.