Bewährte Praktiken aus der Praxis

KMO Matrix Liften: "ISO 9001 hilft, um vorauszudenken"

31/1/2023
Matrix Aufzüge

Matrix Liften aus Gentbrugge ist seit 25 Jahren eine Referenz für die Installation und Wartung einer breiten Palette von Aufzügen. Und das sowohl für Hochhäuser als auch für Flachbauten. Ein wichtiger Teil der Erfolgsgeschichte ist die ISO 9001. Geschäftsführer Tom Essel arbeitet fast täglich mit dieser internationalen Norm für Qualitätsmanagement: „ISO 9001 ist das ideale Werkzeug für eine zukunftsorientierte Unternehmenspolitik: von der Risikobewertung über die Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit bis hin zum Aufbau nachhaltigerer Prozesse.“


Kurz vor der Jahrtausendwende – im Jahr 1999 – beschloss Tom Essel, sich voll und ganz der Umsetzung der Managementnormen zu verschreiben. Die Zertifizierung von Matrix Liften folgte nicht viel später. In der Branche hat die ISO 9001-Zertifizierung einen unbestreitbaren Vorteil. „Aufzugswartungs- und Montageunternehmen mit einem zertifizierten Qualitätsmanagementsystem ISO 9001+, wie es bei uns heißt, müssen ihre Aufzüge nur zweimal im Jahr prüfen lassen“, erklärt Tom Essel. „Für alle anderen gilt die Drei-Monats-Regel. Mit anderen Worten: Unsere Kunden sparen, wenn sie sich an uns wenden.“

Welche Faktoren waren ausschlaggebend, um die Zertifizierung zu erhalten?

Tom Essel: „Man muss sich intensiv damit beschäftigen und sich vor allem ausreichend beraten lassen. Nehmen Sie zum Beispiel an einem Schulungskurs für ISO 9001 teil oder sprechen Sie mit anderen Unternehmern darüber, wie diese es angegangen sind. Im Jahr 1999 war die Managementnorm allerdings noch nicht so populär wie heute. Außerdem gab es weniger Beratungsstellen für Unternehmen, die ein Qualitätsmanagementsystem in ihren Arbeitsalltag integrieren wollten. Deshalb haben wir die Hilfe eines externen Dienstleisters in Anspruch genommen. Wie lange es dann dauert, alle Normanforderungen zu erfüllen und sich für die Zertifizierung zu qualifizieren, hängt von der Struktur Ihres Unternehmens ab. Bei Matrix Liften hat es ein Jahr gedauert, aber aus Erfahrung weiß ich, dass zwei Jahre keine Ausnahme sind.“

"Die Anwendung von ISO 9001 sollte in erster Linie für die eigene Organisation erfolgen, nicht für jemand anderen." Tom EsselCEO von Matrix Liften

Wie wird das Zertifikat anschließend beibehalten?

Tom Essel: „Das ISO 9001-Zertifikat ist drei Jahre lang gültig, aber jedes Jahr kommt ein externer Prüfer, um Ihr Qualitätsmanagementsystem zu bewerten. Sie erhalten dann einen Bericht mit Hinweisen und möglicherweise geringfügigen und/oder schwerwiegenden Nichtkonformitäten. Eine geringfügige Nichtkonformität müssen Sie bis zum nächsten Audit beheben, eine schwerwiegende Nichtkonformität, z. B. ein Sicherheitsverstoß, müssen Sie sofort angehen. Dafür haben Sie ein paar Wochen Zeit, sonst riskieren Sie den Verlust Ihres Zertifikats. Gut zu wissen: Alle drei Jahre besteht das Audit aus einer Gesamtanalyse Ihres Qualitätsmanagementsystems. Auf dieser Grundlage wird entschieden, ob Ihr Zertifikat verlängert wird oder nicht. Bei einem solchen Audit erhalten Sie aber auch sehr nützliche Ratschläge.“

Um welche Art von Ratschlag handelt es sich?

Tom Essel: „Der Auditor ist immer jemand, der die ISO 9001 und Ihren Sektor in- und auswendig kennt. Sie besuchen oft mehrere Organisationen, um Audits durchzuführen, und sind daher in einer idealen Position, um praktische Tipps zu geben, wie man Dinge besser machen kann, und um Vergleiche mit bewährten Verfahren und Branchenkollegen anzustellen. Unsere Aufzüge zum Beispiel müssen im Durchschnitt einmal pro Jahr gewartet werden. Ich dachte, das sei viel, aber der Prüfer konnte mir sagen, dass der Branchendurchschnitt bei 2,7 liegt. Es ist auch praktisch, dass man im Grunde immer denselben Prüfer bekommt. Er oder sie sieht, wie sich Ihre Organisation im Laufe der Zeit entwickelt und denkt mit Ihnen mit. Wenn Sie einen neuen Prüfer bekommen, wird er oder sie zunächst von seinem oder ihrem Vorgänger geschult.“

Auch die ISO 9001 selbst hat eine Entwicklung durchgemacht. Was sind die Stärken der Qualitätsnorm heute?

Tom Essel: „Die Standardinhalte des Managements konzentrierten sich früher nur auf Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung. Wenn diese in Ordnung waren, sollten die Kunden automatisch an Ihre Tür klopfen. Aber das ist ein bisschen kurzsichtig. Deshalb geht die neueste Version der ISO 9001:2015 viel weiter: von Ihrem Image über externe Risiken für Ihre Organisation bis hin zur Mitarbeiterzufriedenheit. Alle Ihre Interessengruppen, nicht nur Ihre Kunden, werden abgedeckt. Auch Ihre Mitarbeiter und Finanzpartner sollen sich wohlfühlen. Wenn das nicht der Fall ist, müssen Sie den Grund dafür herausfinden und, wenn möglich, Maßnahmen ergreifen.“ Kurz gesagt: Die neue Normversion lehnt sich stärker an Ihre Allround-Politik an.

Woran merken Sie, dass sich Matrix Liften durch die Anwendung der Norm verbessert hat?

Tom Essel: „Als KMU mit 12 Mitarbeitern gibt uns die ISO 9001 die Möglichkeit, strukturelle Lösungen für alltägliche Probleme zu finden. Unsere Techniker haben zum Beispiel immer eine Reparaturbox zur Hand. Manchmal haben Kollegen etwas daraus entnommen oder Werkzeuge gingen kaputt, aber dank der Anwendung der Norm haben wir jetzt ein System, damit jeder immer die richtige und ausreichende Ausrüstung dabei hat. Dank ISO 9001 kennt jeder bei Matrix Liften seine Aufgaben und Verantwortlichkeiten, und wir haben klare Ziele vor Augen.“

Wie bereitet die ISO 9001 Sie auf die Zukunft vor?

Tom Essel: "Langfristiges Denken ist eine Verpflichtung, wenn man die Anforderungen der Norm richtig befolgen will. Zum Beispiel ist die Risikobewertung ein wesentliches Element der ISO 9001. Dazu gehört für uns die Entwicklung der Zahl der Umweltgenehmigungen und Wartungsverträge, aber auch interne Risiken. Müssen Sie demnächst Personal einstellen und haben Sie dafür einen Plan? Mit welchen Aspekten Ihrer Organisation sind Ihre Kunden am zufriedensten und am wenigsten zufrieden? Und in welche Richtung bewegt sich Ihr Unternehmen? So schaffen Sie einen Prozess der kontinuierlichen Verbesserung: beobachten, analysieren, schlussfolgern und korrigieren.


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