Waarom gebruiken kmo’s normen?
Laatst bijgewerkt:
4/10/2024
Normen zijn enorm belangrijk voor de bedrijfswereld. Ook kmo’s gebruiken normen. Maar wat zijn de hoofdredenen waarom kmo’s normen gebruiken?
Samen met Sapience en ie-net hebben we dit onderzocht. We hebben aan honderden ingenieurs en kmo-werknemers gevraagd wat volgens hen de voornaamste voordelen zijn van normen. Het verkregen inzicht willen we graag met jou delen.
Dit staat op respectievelijk 1 en 2 en daarom beginnen we hiermee. Normen zorgen ervoor dat producten of diensten een bepaald kwaliteitsniveau bereiken, wat kmo’s helpt om consistente resultaten te leveren en zo de klanttevredenheid en het vertrouwen te vergroten.
Het beste voorbeeld hier is de alomtegenwoordige ISO 9001 (kwaliteitsmanagementsysteem). Kmo’s gebruiken deze om processen te standaardiseren en consistente product- of dienstkwaliteit te waarborgen in alle operaties.
Arjan Zwanenburg van Sopra Steria heeft een gelijkaardige observatie: “Voor een bepaald project hebben we ISO 27001 geïmplementeerd en daar een certificering voor behaald. Aan de klant hebben we zo heel duidelijk bewezen dat we de beveiliging van hun development-omgeving goed onder controle hebben en dat we kwaliteitsvolle producten leveren.”
Voor veel kmo’s is de reden voor het gebruik van normen simpelweg omdat het verplicht is. Veel industrieën worden gereguleerd door strikte wet- en regelgeving. Normen helpen ervoor te zorgen dat bedrijven voldoen aan deze lokale, nationale en internationale wetten.
Dat is ook de ervaring voor Ann Verhue van Callens: “In onze sector zijn normen wettelijk verplicht. Ze zijn dus essentieel om aan de wetgeving te voldoen. Wij plaatsen stoominstallaties, zoals stoomgeneratoren. Voor deze laatste, alsook de bijhorende beveiligingen, gelden strikte normen. Zo moeten we ons aan de PED-wetgeving houden en moeten al onze installaties ook CE-gemarkeerd zijn.”
Ook voor Arjan geldt dit, maar eerder omdat de klanten het verwachten. “Wij werken voor meerdere overheidsinstellingen en EU-instellingen die vaak eisen dat je een managementsysteem voor informatiebeveiliging (ISO 27001) of een kwaliteitsmanagementsysteem (ISO 9001) geïmplementeerd hebt.”
Hier stopt het echter niet bij. Een certificering volgens erkende normen verhoogt de geloofwaardigheid van een bedrijf, omdat klanten en partners de kmo als betrouwbaar en professioneel beschouwen.
Zo kan een kmo in de voedingsindustrie ISO 22000 (Voedselveiligheidsmanagement) adopteren om klanten te verzekeren dat hun voedingsproducten voldoen aan veiligheidsnormen, waardoor vertrouwen wordt opgebouwd.
Het feit dat we managementsystemen hebben ingericht, is ook een goed verkoopargument voor andere klanten”, meent Arjan.
Op die manier kunnen normen kmo’s een concurrentievoordeel en een grotere marktreikwijdte opleveren. Kmo’s kunnen zichzelf namelijk positioneren als veiliger en betrouwbaarder in vergelijking met concurrenten die eenzelfde certificering niet hebben.
Arjan vertelt verder: “Het implementeren van ISO 27001 heeft er alleszins voor gezorgd dat we binnen hetzelfde bedrijf – een EU-instelling – meerdere projecten hebben binnengehaald. Het genereert dus zeker nieuwe opdrachten.
Verbeterde communicatie met leveranciers en klanten
Normen helpen kmo’s hun processen af te stemmen op hun leveranciers en klanten. Daardoor wordt ook een duidelijke communicatie en soepele transacties mogelijk.
Zo vertelt Arjan dat de certificering vermijdt “dat je lange vragenlijsten van klanten moet invullen om te bewijzen dat je doet wat je zegt dat je doet. De certificering bewijst het.”
Het gebruik van normen heeft ook een impact binnen de kmo. Sommige normen bieden een gestandaardiseerde aanpak voor processen en procedures. Door deze vast te leggen, ontstaat er meer structuur binnen de KMO, wat leidt tot efficiëntere werkwijzen. Dit zorgt ervoor dat taken consistent en volgens best practices worden uitgevoerd wat op zijn beurt kostenbesparing en betere interne prestaties mogelijk maakt. Dit is ook het geval bij Sopra Steria. Arjan legt uit: “We werken veel gestructureerder. Er is ook meer bewustwording dat er zorgvuldig gewerkt moet worden om de certificering te behouden, elk jaar opnieuw. Het heeft een positief effect op de werkwijze van de werknemers.”
Ann beaamt dit: “Normen zijn een enorme bron van kennis. Zonder normen zouden we onszelf met héél veel extra werk opzadelen. Want dan moeten we telkens zelf aantonen dat onze producten veilig genoeg zijn en alle berekeningen zelf doen. Nu hebben we een berekeningsprogramma dat gebaseerd is op onze meestgebruikte normen.”
Dit alles leidt ook tot een vermindering van risico’s. Het laat kmo’s toe om met een gerust hart compliant te werken. Dit is ook een duidelijk voordeel voor Ann: “We gebruiken normen om compliant te blijven. Zo hoeven we niet zelf alle risico’s af te toetsen of de nodige berekeningen te doen. Alle veiligheidsfactoren zijn in de normen beschreven. Als je ze volgt, kan je met een gerust hart die CE-markering aanbrengen op je installatie of toestel.
De studie wijst nog enkele andere voordelen, zoals het beter opvolgen van de laatste technische ontwikkelingen, of verbeterde milieuprestaties of interne communicatie.
Ann vult dat laatste voordeel op haar eigen originele manier in: “Ik werk continu met normen en ken ze ondertussen wel. Momenteel maak ik een handleiding ‘Normen voor dummies’, om collega’s vertrouwd te maken met de normen. Het is natuurlijk geen eenvoudige materie, daarom geef ik ook interne opleidingen.”
Werk jij in een kmo en hanteer je normen? Herken jij je in dit artikel? Of hebben normen voor jou nog andere voordelen? Laat het ons gerust weten.
Wil je normen aankopen? Kies de formule die het best bij jou past.
