Winst: zo gebruikt MCI Brussels (ISO 9001 & EMAS) normen als slimme kmo-strategie

MCI is actief in de communicatiesector. Het bedrijf organiseert events, biedt public-affairsdiensten aan en beheert associaties. In dit interview spreken we met Vincent Gallego, die binnen MCI Brussels verantwoordelijk is voor normen.

Welke normen gebruiken jullie?

‘We gebruiken EMAS, inclusief ISO 14001, en ook ISO 9001. EMAS verplicht ons om te rapporteren over verschillende milieu-indicatoren, en die ervaring nemen we nu ook mee voor ESG-rapportage (environment, social and governance), waarvoor ik sinds kort verantwoordelijk ben.’

Waarom zijn jullie met normen begonnen?

'Een van de belangrijkste redenen was om ons te onderscheiden bij aanbestedingen. In onze sector, vooral met klanten zoals Europese instellingen, draait het allemaal om documenten en dossiers. Maar wij wilden ook kwaliteit en geloofwaardigheid bieden, en normen hielpen ons daarbij. Dat gaf ons een duidelijk concurrentievoordeel. Later beseften we dat normen veel meer zijn dan dat – ze zijn strategische instrumenten die ons helpen om beter te presteren op het vlak van kwaliteit en milieubeheer.’

Wat bedoel je?

‘Normen waarborgen de kwaliteit van onze dienstverlening, maar ze spelen ook een grote rol bij milieubeheer en duurzaamheid. Bij aanbestedingen vragen sommige Europese instellingen expliciet naar milieucertificatie – vaak niet specifiek ISO 14001, maar wel gelijkaardige certificaten. Daarnaast streven we in onze sector, net als onze klanten, naar duurzaamheid. Omdat merkimago ons vakgebied is, willen we dat duurzame beeld natuurlijk ook uitdragen.’

Kan je een concreet voorbeeld geven van hoe een norm jullie heeft vooruitgeholpen?

‘Natuurlijk. Een voorbeeld is onze leveranciersdatabank. Vroeger had iedere collega zijn eigen lijst: op zijn desktop, in een notitieboekje of op de server. Toen we met normen begonnen, moesten we één unieke en uniforme database creëren. Nu zien we bijvoorbeeld makkelijk hoeveel we al gekocht hebben bij een bepaalde leverancier en kunnen we over kortingen onderhandelen. Daarnaast kunnen we nagaan welke leveranciers zelf duurzaam werken. Die efficiëntie en transparantie is een rechtstreeks gevolg van onze normimplementatie.’

Je vermeldt geregeld duurzaamheid. Is dat een belangrijk thema bij jullie?

‘Zeker. Duurzaamheid speelt een belangrijke rol in de evenementensector, omdat evenementen een grote impact op het milieu hebben. Denk aan de deelnemers die moeten reizen of de stapels documenten die we nodig hebben. Er wordt van organisaties, zoals MCI, dan ook verwacht dat ze inspanningen leveren om die impact te verminderen. We zijn hier al jaren actief mee bezig en hebben ervoor gekozen om te werken volgens de EMAS-norm. Later bleek bovendien dat onze EMAS-certificering automatisch voldeed aan ISO 14001, wat een mooie bijkomstigheid was.

Onze duurzame aanpak begon met het naleven van de regelgeving, maar nu focussen we vooral op hoe we samen met onze klanten hún milieu-impact beperken. Zo organiseerden we een groot evenement voor een associatie die een paar jaar geleden negatief in het nieuws kwam vanwege hun CO2-uitstoot. Ze vroegen ons om de impact van hun evenement beter in kaart te brengen en mee te denken over oplossingen om die te verkleinen. En dat deden we. Onze certificatie gaf vertrouwen aan de deelnemers: het evenement zelf was niet gecertificeerd, maar onze werkwijze was dat wel.’

Zijn er ook uitdagingen bij het gebruik van normen?

‘Zeker. Verandering brengt altijd uitdagingen met zich mee. Een belangrijke verplichting is documentatie: als het niet op papier of op mail staat, bestaat het niet. Dat vraagt tijd en inspanning, wat de collega’s niet altijd even leuk vinden. Daarnaast moeten medewerkers die al wat langer meedraaien hun werkwijze aanpassen en vallen ze na verloop van tijd soms terug in hun oude gewoonten. Het gebruik van normen vraagt dus om regelmatige opvolging en communicatie.’

Gebruik je het NBN-normenplatform? Hoe ervaar je dat?

‘Ja, ik gebruik het platform regelmatig. Persoonlijk vind ik het heel gebruiksvriendelijk en overzichtelijk. Je kan er eenvoudig de teksten van de normen kopen, wat handig is. De nieuwsbrief is beknopt maar bevat altijd nuttige informatie, net als hun communicatie via LinkedIn.’

‍

‍