Overtreed jij het auteursrecht als je normen gebruikt? Doe de check.

Normen zijn afspraken over een product, proces, service of testmethode. Wist je dat normen dan ook beschermd zijn door het auteursrecht? Als jij een norm aankoopt, heb jij weliswaar het leesrecht – je mag de norm inkijken, downloaden en printen - maar daarom mag je de norm nog niet delen met collega’s – laat staan met leveranciers of klanten. Wat mag wel, wat mag niet, en waar begint de grijze zone? We helpen je graag op weg.

Sharing is caring, toch?

Een voorbeeld uit de praktijk: stel je voor dat je in een groot bedrijf werkt – je moet een norm raadplegen en dient daarvoor een verzoek in bij de aankoopmanager. Die behandelt het verzoek en bezorgt jou de norm op persoonlijke naam, voorzien van een watermerk. Enkele dagen later vraagt je collega ook toegang tot diezelfde norm – de aankoopmanager handelt snel, en bezorgt de voor jou aangekochte norm. Het lijkt logisch; de norm werd aangekocht met bedrijfsmiddelen – alleen werd de norm specifiek voor jou besteld.

Het lijkt onschuldig, maar als jouw organisatie in het kader van certificering een audit krijgt, kan dat leiden tot het intrekken van het certificaat. De gevolgen daarvan zijn grootschalig; van het mislopen van bestekken tot het stopzetten van de samenwerking met een groot deel van het klantenbestand – om imagoschade nog buiten beschouwing te laten.

Door de bomen het bos niet zien

Langs de andere kant zijn er ook organisaties waar normen plichtsbewust worden aangekocht. Alleen door een gedecentraliseerd beheer kunnen de kosten oplopen en is er binnen de organisatie geen kant-en-klaar overzicht van wie toegang heeft tot welke normen, en wordt er uit voorzichtigheid liever een norm te veel dan te weinig aangekocht.

Een ander voorbeeld dat we in de praktijk tegengekomen: jij werkt met de recentste versie van de norm, terwijl jouw collega met een vorige versie werkt. Je merkt het al in de communicatie; het loopt stroef en de afspraken zijn niet eenduidig. Ook hier zijn de gevolgen groot; het product of de dienst voldoet niet aan de interne kwaliteitsnorm, en is dus niet geschikt voor verkoop.

‍

FAQ: Normen en Auteursrecht

1. Valt een norm onder het auteursrecht?

Ja. Net als boeken, software en andere creatieve werken zijn normen beschermd door het auteursrecht. Dit betekent dat de inhoud (teksten, tabellen, illustraties) eigendom is van de normalisatie-instelling en niet zomaar gekopieerd of verspreid mag worden.

2. Mag ik een aangekochte norm delen met een collega?

In de basis niet. Een standaard aankoop in de NBN-shop is 'single-use'. Dit betekent dat de norm gekoppeld is aan de specifieke persoon die de aankoop doet. De norm bevat vaak een watermerk met jouw contactgegevens. Het doorsturen van het PDF-bestand naar een collega is een schending van het auteursrecht.

3. Mag de aankoopmanager een norm die voor mij is gekocht ook aan een andere collega bezorgen?

Nee. Hoewel de norm met bedrijfsmiddelen is betaald, is de licentie bij een individuele aankoop beperkt tot één gebruiker. Als een collega ook toegang nodig heeft, moet er een extra licentie worden aangekocht of kan er gebruik worden gemaakt van een collectief platform.

4. Mag ik normen op het intranet van mijn bedrijf plaatsen?

Nee, dit is niet toegestaan. Door een norm op het intranet te plaatsen, maak je deze toegankelijk voor meerdere personen, wat de 'single-use' licentie overschrijdt.

5. Wat zijn de risico's als mijn bedrijf het auteursrecht op normen schendt?

De gevolgen kunnen aanzienlijk zijn:

Certificering: Bij een audit kan een certificaat (zoals ISO 9001) worden ingetrokken als blijkt dat er onrechtmatige kopieën worden gebruikt.

Commercieel: Het mislopen van aanbestedingen of het stopzetten van samenwerkingen met klanten.

Juridisch: Financiële sancties en claims wegens inbreuk op intellectueel eigendom.

Kwaliteit: Het risico bestaat dat verschillende collega's met verschillende (verouderde) versies werken, wat tot fouten in de productie of dienstverlening kan leiden.

6. Mag ik uittreksels van een norm gebruiken in interne documenten?

Het reproduceren van kleine uittreksels in interne werkdocumenten, zoals een specifieke handleiding of procedure voor eigen gebruik, is doorgaans toegestaan. Het integraal overnemen van de norm is dat echter niet.

7. Hoe kan mijn organisatie normen op een legale manier delen met meerdere medewerkers?

De beste oplossing hiervoor is het gebruik van een normenplatform (zoals het platform van NBN). Via een abonnement krijgt de hele organisatie op een legale en gecentraliseerde manier toegang tot de meest recente versies van de benodigde normen.

8. Waarom moet ik betalen voor een norm als ik die nodig heb voor de wet?

Hoewel sommige wetten naar normen verwijzen, blijven de normen zelf het resultaat van privaatrechtelijke investeringen en expertise. De verkoop van normen financiert de ontwikkeling van nieuwe normen en het beheer van het normalisatiesysteem.