ISO 14001, de internationale norm voor milieumanagement

Wil je structureel aandacht besteden aan milieuprestaties binnen de werking van je organisatie? Dan is een milieumanagementsysteem een must. Zo ga je onder andere doordachter om met afvalstromen, zet je middelen efficiënter in en verklein je de ecologische voetafdruk van je organisatie. Dankzij de International Organization for Standardization (ISO) ligt de gebundelde expertise en knowhow van internationale experten op dit vlak binnen handbereik. De vereisten uit ISO 14001 geven je milieumanagementsysteem de beste kansen op succes.

  1. Wat is ISO 14001?
  2. Waarom ISO 14001 toepassen?
  3. Voor wie is ISO 14001 bedoeld?
  4. Certificaat ISO 14001
  5. Externe audit ISO 14001
  6. Opleidingen voor ISO 14001
  7. Deel van de ISO 14000-familie

Wil je je meteen onderdompelen in de vereisten voor een sterk milieumanagementsysteem?

Koop NBN EN ISO 14001:2015 aan bij het NBN. De norm is beschikbaar in het Engels, Nederlands, Frans en Duits.

1. Wat is ISO 14001?

ISO 14001 (Milieumanagementsystemen – Eisen met richtlijnen voor gebruik) geeft aan waaraan een goed milieumanagementsysteem moet voldoen. Het doel:

  • je milieuprestaties verbeteren;
  • je milieu-indicatoren beter communiceren aan relevante belanghebbenden;
  • je organisatie ondersteunen om te voldoen aan alle complianceverplichtingen;
  • het milieu beschermen door nadelige effecten te voorkomen of tegen te gaan.

De essentie van een milieumanagementsysteem

Een milieumanagementsysteem is – bij voorkeur – een onderdeel van je algemene managementsysteem en richt zich speciaal op het beheersen en verbeteren van je milieuprestaties. Je gebruikt daarvoor een holistische aanpak. Concreet moet je als organisatie rekening houden met alle milieukwesties die relevant zijn voor je werking. Denk aan luchtverontreiniging, (afval)waterbeheer, afvalmanagement, bodemverontreiniging, het milderen van klimaatverandering en een efficiënt gebruik van middelen. Enkel door al deze factoren systematisch in je beleid op te nemen, boek je de gewenste resultaten.

Naamgeving

Officieel heet de norm NBN EN ISO 14001:2015 in België.

  • NBN: in ons land is het NBN verantwoordelijk voor de publicatie van (internationale en Europese) normen. Zodra een Belgische publicatie plaatsvindt, krijgt de norm automatisch deze toevoeging.
  • EN: dit verwijst naar de Europese publicatie door CEN-CENELEC.
  • ISO: dit verwijst naar de internationale publicatie door ISO.
  • 2015: het jaartal waarin de laatste herziening en bijbehorende Belgische publicatie plaatsvonden.

 

ISO 14001: 10 hoofdstukken

Een van de voornaamste wijzigingen bij de laatste herziening van ISO 14001 in 2015, was de invoering van de High Level Structure (HLS). Ook tientallen andere ISO-managementnormen ondergingen de laatste jaren dezelfde transformatie. Het belang hiervan is niet te onderschatten: zo zorgt ISO er immers voor dat alle managementnormen dezelfde uniforme basisstructuur bezitten. Daardoor kan je als organisatie makkelijker verschillende normen in één managementsysteem integreren.

Milieumanagement is bijvoorbeeld perfect verenigbaar met kwaliteitsmanagement (ISO 9001), energiebeheer (ISO 50001) en risicomanagement (ISO 31000).

 

De High Level Structure maakt managementnormen nóg toegankelijker

Hendrik Decroos, vertegenwoordiger voor België en het NBN in de internationale werkgroep die de HLS herziet, legt uit waarom de HLS een zegen is voor organisaties die meerdere managementsystemen willen integreren in hun werking.

Concreet betekent HLS onder meer dat ISO 14001 deze tien hoofdstukken omvat:

  1. Toepassingsgebied
  2. Normatieve verwijzingen
  3. Definities en begrippen
  4. Context van de organisatie
  5. Leiderschap
  6. Planning: doelstellingen en risico’s
  7. Ondersteuning
  8. Uitvoering
  9. Evaluatie
  10. Verbetering

2. Waarom ISO 14001 toepassen?

De grootste voordelen van een milieumanagementsysteem volgens ISO 14001:

  • Juridisch hulpmiddel: een milieumanagementsysteem laat je toe om de werking van je organisatie te toetsen aan de huidige en toekomstige regelgeving op het vlak van milieuprestaties.
  • Lagere kosten: doordat je je middelen beter inzet, je energie-efficiëntie onder de loep neemt en werk maakt van intelligent afvalbeheer, hou je de uitgaven onder controle.
  • Verhoogd klantenvertrouwen: in een samenleving waarin duurzaamheid een absolute prioriteit is voor consumenten én bedrijven, zorgen goede milieuprestaties voor een sterke vertrouwensband.
  • Meer engagement: met een milieumanagementsysteem krijgt de directie een actievere rol en stimuleer je de betrokkenheid van medewerkers.
  • Op maat van elke organisatie: zowel publieke als private organisaties kunnen de norm toepassen, onafhankelijk van grootte of sector.
  • Internationaal aanzien: de ISO-managementnorm is internationaal erkend en geeft je geloofwaardigheid een flinke boost bij onderhandelingen.
  • Interne kennisopbouw: doordat je alle milieu-indicatoren nauwkeurig moet documenteren en er bovendien geregeld over communiceert, bouw je een flinke dosis expertise op.

 

 

3. Voor wie is ISO 14001 bedoeld?

Elke organisatie heeft een ecologische impact op haar omgeving. De norm is dan ook een handige leidraad voor organisaties uit de meest uiteenlopende sectoren, groot of klein: micro-ondernemingen, kmo’s, grote bedrijven en multinationals, overheden, onderzoeks- en onderwijsinstellingen, ngo’s,...

 

4. Certificaat ISO 14001

ISO 14001, dé internationale norm voor milieumanagementsystemen, is wereldwijd de op een na populairste norm als het gaat om aantal geldige certificaten. Enkel ISO 9001 doet beter. Volgens de laatste ISO Survey (2018) hebben wereldwijd maar liefst 447.547 bedrijfssites een certificaat voor ISO 14001, waarvan 1.637 in België. Dat is een verhoging van 23,4% ten opzichte van 2017.

Wat is een ISO 14001-certificaat?

Een certificaat is een objectief en schriftelijk bewijs dat je organisatie aan alle vereisten van ISO 14001 voldoet. Je krijgt het nadat aan een geaccrediteerde certificatie-instelling de correcte en volledige implementatie van de managementnorm vaststelt door middel van een audit. Het certificaat is 3 jaar geldig. Daarna doorloop je (als je dat wil) een nieuw certificatieproces om de geldigheid te vernieuwen. Tussendoor worden ook toezichtaudits uitgevoerd, veelal met een jaarlijkse frequentie.

Let wel: certificatie voor ISO 14001 is – net als het toepassen van de norm zelf – volledig vrijwillig.

Waarom een ISO 14001-certificaat behalen?

Hoewel certificatie geen verplichting is, levert het heel wat voordelen op. Dit zijn de 4 grootste troeven van een ISO 14001-certificaat:

  1. Meer zekerheid: door externe audits te laten uitvoeren, krijgt het management een sterkere garantie dat de risico’s goed worden geïdentificeerd en beheerst. Dit geldt ook voor de naleving van milieuwetten en -regels.
  2. Geloofwaardig imago: iedereen wil vandaag zeker zijn dat je organisatie zich aan alle geldende milieuvoorschriften houdt. Een certificaat boezemt vertrouwen in bij prospects, klanten, leveranciers, aandeelhouders, partners, medewerkers en andere stakeholders.
  3. Meer kans op aanbestedingen: alsmaar meer overheden en private organisaties nemen sterke milieuprestaties op als voorwaarde bij tenders. Als je een certificaat voor ISO 14001 kan voorleggen of bewijzen dat je ernaar toe werkt, verhoog je je waarde.
  4. Continue verbetering van je milieuprestaties: een certificaat behalen en behouden impliceert dat je periodieke audits moet (laten) uitvoeren. Daardoor ben je verplicht om je milieumanagementsysteem voortdurend te optimaliseren.

Hoe behaal je een ISO 14001-certificaat?

Hoewel ISO, IEC en het NBN de ontwikkeling van de managementnormen faciliteren, zijn deze organisaties niet betrokken bij de certificatie ervan. Je kan je organisatie met andere woorden nooit door ISO, IEC of het NBN laten certificeren. Dat gebeurt door onafhankelijke certificatie-instellingen na een positieve evaluatie.

 

Welke instellingen reiken certificaten voor ISO 14001 uit?

In België zijn er heel wat instellingen die certificaten voor ISO 14001 uitreiken na een audit van je organisatie. Niet al die certificatie-instellingen zijn echter geaccrediteerd door BELAC, de Belgische accreditatie-instelling. Dat is ook niet verplicht, maar een geaccrediteerde instelling geeft je wel extra zekerheid op een deskundig auditproces. Accreditatie is immers een bewijs van technische competentie, onafhankelijkheid en onpartijdigheid.

In ons land vind je een lijst van alle geaccrediteerde instellingen via de website van BELAC, de Belgische accreditatie-instelling.

ISO 14001 certificering: stappenplan   

Ben je van plan om je milieumanagementsysteem te laten certificeren? Dan doorloop je het beste deze stappen:

  1. Draagvlak: Een milieumanagementsysteem heeft een grote invloed op bepaalde toepassingsgebieden van je organisatie. De eerste stap is met andere woorden alle neuzen in dezelfde richting krijgen.
  1. Koop de NBN EN ISO 14001:2015 norm aan: Ga naar de e-shop van het NBN en koop de Nederlandse, Engelse, Franse of Duitse versie van het normdocument aan. Zo heb je alle nodige vereisten altijd bij de hand.
  1. Opleiding: Voor je effectief van start gaat, moet je eerst de principes van een milieumanagementsysteem volgens ISO 14001 tot in detail kennen. NBN Learning Solutions organiseert daarom opleidingen en leertrajecten om je project op korte tijd volledig op de rails te krijgen.
  1. Nulmeting: Voer zelf, met je collega’s of in samenwerking met een externe consultant een nulmeting uit. Deze analyse van de huidige en gewenste situatie toont je waar de grootste werkpunten liggen.
  1. Voorbereiding: Werk op basis van voorgaande analyse een actieplan uit met concrete doelstellingen voor je organisatie en het management. Stel daarna een haalbare maar ambitieuze retroplanning op. Verdeel rollen en verantwoordelijkheden.
  1. Communicatie: Zodra je zicht hebt op de uitrol van je milieumanagementsysteem, breng je alle belanghebbenden op de hoogte. Zo zal de implementatie van de managementnorm vlotter verlopen.
  1. Implementatie: Voer alle vooropgestelde acties uit en werk (geleidelijk) toe naar de volledige implementatie van de managementnorm. Stuur bij waar nodig.
  1. Interne audit: Een interne audit toont je of je de implementatie van de norm succesvol hebt afgerond. Het is niet alleen een generale repetitie voor de externe audit maar ook een vereiste binnen een certificatieproces.
  1. Certificatie-audit: Neem contact op met een certificatie-instelling voor een audit. Bereid deze goed voor en bespreek na de audit samen eventuele tekortkomingen en hoe je die kan aanpakken.
  1. Certificatie: Voldoet je organisatie aan alle eisen uit de norm, dan krijg je een certificaat. Het is uiteraard de bedoeling dat je ook na de initiële certificatie blijft werken aan je milieumanagementsysteem.

De doorlooptijd van dit stappenplan hangt af van de grootte, de complexiteit en de maturiteit van je organisatie.

 

ISO 14001 certificering: kosten

De kosten hangen af van verschillende factoren. Implementeer je bijvoorbeeld zelf je milieumanagementsysteem of reken je hiervoor op de hulp van externe dienstverleners? Daarnaast speelt ook de grootte en complexiteit van je organisatie een rol. Wat je alleszins wel moet doen, is een certificatie-instelling aanstellen om de audits uit te voeren. In principe ga je met hen een contract van 3 jaar – de geldigheidsduur van een certificaat – aan.

5. Externe audit ISO 14001

Een onafhankelijke certificatie-instelling gaat na of je milieumanagementsysteem aan alle vereisten voldoet.

 

Hoe verloopt een externe audit?

Vanaf 3 maanden na de volledige implementatie van de managementnorm kan je het certificatieproces opstarten en een externe audit plannen. Die audit zal, afhankelijk van de grootte van je organisatie, 1 of meerdere dagen in beslag nemen. Zijn je afdelingen verspreid over meerdere locaties, dan zal de auditor alle relevante faciliteiten bezoeken.

De initiële certificatie-audit bestaat vervolgens uit 2 fases:

  • Fase 1: de auditor kijkt de opbouw van het managementsysteem en de gedocumenteerde informatie na. Daarnaast beoordeelt hij of zij ook specifieke omstandigheden van je vestiging. Op het einde deelt de auditor je de conclusies en de gereedheid voor fase 2 mee, inclusief eventuele verbeterpunten.
  • Fase 2: de auditor beoordeelt de implementatie en de doeltreffendheid van je milieumanagementsysteem. Dat doet hij of zij aan de hand van bewijs, waaronder interviews, om (niet-)conformiteit aan te tonen.

 

Wat na de audit?

Na de audit beslist de certificatie-instelling of je je managementsysteem correct implementeerde. Dit zijn de mogelijkheden:

  • Bij een negatief advies krijg je een rapport met niet-conformiteiten en werkpunten. In dat geval zal je een nieuwe audit moeten aanvragen.
  • Bij een positief advies onder voorwaarde kan certificatie enkel plaatsvinden na correctie van de opgegeven punten en het opstellen van een bijbehorend plan van aanpak.
  • Bij een positief advies krijg je een certificaat. Daarna komt de auditor jaarlijks langs om je milieumanagementsysteem te evalueren. Om de 3 jaar – de geldigheidsduur van een certificaat – kan je de hernieuwing van je certificaat aanvragen.

 

Hoe voorbereiden op een audit?

Deze 4 tips verhogen je kansen op succes:

  1. Voer een interne audit uit – al dan niet met externe hulp – om eventuele hiaten op te sporen.
  2. Zorg ervoor dat het management aanwezig is tijdens de audit en dat alle medewerkers op de hoogte zijn.
  3. Zorg ervoor dat je alle nodige documenten vlot terugvindt en ga na of die zijn opgesteld in de taal van de managementnorm.
  4. Stel een lijst op met geslaagde, meetbare acties en projecten die voor continue verbetering zorgen.

6. Opleidingen voor ISO 14001

Het NBN organiseert zowel opleidingen op centrale locaties in België als bij jou op kantoor. Het biedt daarvoor een programma op maat aan:

In onze opleidingskalender vind je alle mogelijke datums terug. Nog niet zeker welke cursus het beste bij jou past? Op de overzichtspagina voor ISO 14001-opleidingen denken we graag met je mee.

7. Deel van de ISO 14000-familie

De normreeks ISO 14000 helpt organisaties bij hun milieuverantwoordelijkheden. De bekendste – en enige certificeerbare – norm in de reeks is ISO 14001:2015. De andere, ondersteunende normen focussen op deelaspecten, zoals auditing, communicatie, labels, ecodesign en levenscyclusanalyse. Een greep uit de leden van de ISO 14000-familie:

  • NBN EN ISO 14004:2016 – Environmental management systems – General guidelines on implementation: deze norm geeft richtlijnen voor het opzetten, implementeren, onderhouden en verbeteren van een betrouwbaar en geloofwaardig milieumanagementsysteem.
  • NBN EN ISO 14005:2019 – Environmental management systems – Guidelines for a flexible approach to a phased implementation: hiermee krijg je een kader voor een flexibele, gefaseerde implementatie van een milieumanagementsysteem. Ideaal voor kmo’s die aan hun eigen tempo werken.
  • NBN EN ISO 14006:2020 – Environmental management systems – Guidelines for incoporating ecodesign: deze norm is bedoeld voor organisaties die een milieumanagementsysteem volgens ISO 14001 hebben, maar ecodesign aan de parameters willen toevoegen.
  • NBN EN ISO 14015:2010 – Environmental management – Environmental assessment of sites and organizations
  • NBN EN ISO 14040:2006 – Environmental management – Life cycle assessment – Principles and framework
  • NBN EN ISO 14044:2006 – Environmental management – Life cycle assessment – Requirements and guidelines

Zelf met NBN EN ISO 14001:2015 aan de slag?

Koop de norm aan in de e-shop van het NBN. Zo krijg je meteen een overzicht van alle vereisten voor een doeltreffend milieumanagementsysteem.

Blijf je graag als eerste op de hoogte van de laatste normen, events, opleidingen en normcommissies?

Schrijf je dan in op de maandelijkse NBN-nieuwsbrief.